OutSmart – Funktionen

OutSmart ist eine umfangreiche Außendienstplattform, die Ihnen alle Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse bietet. Im Folgenden werden einige der am häufigsten verwendeten Funktionalitäten beschrieben. Klicken Sie auf die Funktion, über die Sie mehr erfahren möchten. Sie gelangen direkt auf die OutSmart-Seite.

Digitale Arbeitsaufträge

Die Grundlage von Outsmart sind digitale Arbeitsaufträge. Wir haben großartige Apps (iOS, Android) entwickelt, die sowohl auf Smartphones als auch auf Tablets verwendet werden können.  Komplexe Sachen werden dank unserer langjährigen Erfahrung sehr einfach gemacht.

• tägliche Übersicht über alle Ihre Aufträge
• Zeiterfassung (Zeituhrfunktion)
• Materialerfassung
• Fotos von vor und nach der Arbeit hinzufügen
• Lassen Sie den Arbeitsauftrag von Ihrem Kunden unterschreiben
• Objekte, Formulare, indirekte Zeiterfassung
• direkte Kasse (mit Sumup)
• verfügbar ab BASIC-Plan

Digitale Planung

Online-Planung war noch nie so einfach wie heute.

Mit der OutSmart Plantafel können die Planer Aufträge per Drag & Drop an den Außendienst übertragen. Auf einer Karte können Sie in Echtzeit sehen, wo sich die Leute auf dem Feld befinden. Ausgehend vom Arbeitsaufkommen können die richtigen Personen problemlos den Aufträgen zugeordnet werden.

• Plantafel einstellbar pro Woche / Tag / Monat
• Gruppierung der Mitarbeiter
• Filtern nach Name, Fähigkeiten oder Gruppe
• alles Drag & drop
• Echtzeitdarstellung aller Personen auf einer Karte
• Arbeitsvorrat

CRM

Alles an einem Ort, um Ihre Beziehungen zu verwalten

Mit OutSmart CRM sind alle Ihre Beziehungen und Kontakte an einem zentralen Ort. Für jede Beziehung können Sie die Geschichte des Kunden in Ihrem Unternehmen, den Status von Arbeitsaufträge, offene Fragen zum Kundenservice und vieles mehr einsehen.

• alle Daten eines Kunden an einem zentralen Ort
• Sehen Sie sich die Historienbelege an
• gesendete und ausstehende Angebote und Rechnungen einsehen
• Notizen und Aufgaben hinzufügen
• verfügbar ab Plan BASIC

Angebote

Mit OutSmart Angeboten können Sie schnell ein maßgeschneidertes Angebot erstellen. Lassen Sie das Angebot online unterschreiben und wandeln Sie es direkt in einen Arbeitsauftrag um.
Wer wünscht sich nicht einen Prozess, der so effizient funktioniert?

• Online-Unterschrift eines Angebots
• Erstellen Sie Ihr eigenes Layout
• automatische Erinnerungen senden
• Umwandeln eines Angebots direkt in einen Arbeitsauftrag oder eine Rechnung
• Erstellen Sie Vorlagen nach Ihren eigenen Wünschen.
• Fügen Sie dem Angebot Dateien (z.B. Allgemeine Geschäftsbedingungen) als Anlage oder als Teil des Angebots hinzu.
• verfügbar ab Plan BASIC

Rechnungen

Verwandeln Sie einen Arbeitsauftrag in eine Online-Rechnung mit einem Klick

Mit OutSmart Rechnungen können Sie einen Arbeitsauftrag schnell in eine Rechnung umwandeln. Automatische Überwachung und Versendung von Erinnerungen.
Buchen Sie Ihren Umsatz. Sie können Kunden sogar direkt aus der App bezahlen lassen (in Kombination mit SumUp).

• Erstellen Sie Ihr eigenes Rechnungslayout(e)
• Erstellen von benutzerdefinierten Rechnungsplänen
• Automatische Erinnerungen senden
• Kommunikationsprotokoll
• Debitor/umsatz übersicht
• Bezahlen/Rechnungstellung in der App Mit Sumup
• Arbeitsaufträge/Angebote direkt in eine Rechnung umwandeln
• verfügbar ab Plan BASIC

Verträge und Wiederkehrende Aufgaben

Schützen Sie die Qualität Ihres Unternehmens, wir helfen Ihnen, Ihre Versprechen zu halten

Mit OutSmart Verträge erfassen Sie einfach die Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Verträge hilft Ihnen bei der Überwachung Ihrer Termine und kann sogar Aufträge automatisch planen. Immer genau wissen, was versprochen wird und ob Sie alle Vereinbarungen einhalten. Auf diese Weise können Sie Qualität anbieten.

• Auswahl aus verschiedenen Vertragsarten
• Arbeitsaufträge werden auf der Grundlage des Vertrages standardmäßig zum richtigen Zeitpunkt in den Arbeitsvorrat gestellt.
• Die Verknüpfung von Objekten, Formularen, Materialien, Stunden kann als Standard festgelegt werden.
• Vertragsmanagement, einfacher Start und Ende von Verträgen.
• Verfügbar ab Plan PRO

Projektmanagement

Überwachen Sie Ihre Projekte und gewinnen Sie neue Erkenntnisse

• Anlegen von Aktivitäten innerhalb eines Projekts
• Definition von Stunden und Kosten auf Basis einer Vorkalkulation
• Projektfortschrittskontrolle
• Projektplanung
• verfügbar ab Plan TEAM

Formulare

Erstellen Sie selbst individuelle Formulare, von der Checkliste bis zum Umsatzsteuerzertifikat

Mit dem OutSmart Formular-Editor können Sie ganz einfach Ihre eigenen Formulare erstellen. Die Formulare werden in der App ausgefüllt und können optional per E-Mail mit einem Arbeitsauftrag im PDF-Format an den Kunden geschickt werden.

• Eigene Formulare mit dem Formular-Editor erstellen
• Einfache Fragebogenbeantwortung über die App
• Fotos und Unterschrift in das Formular einfügen
• verschiedene Arten von Fragen wie Dropdown, Auswahlknöpfe, offene Vagabunden und Kontrollkästchen.
• Felder müssen ausgefüllt werden
• Fügen Sie Ihrem Wartungsvertrag standardmäßig Formulare hinzu.
• optional: Wir können ein Formular-PDF so anpassen, dass es so aussieht, wie Sie es sich wünschen.
• verfügbar aus dem TEAM-Plan

Objektverwaltung

Verwalten Sie alle Kundenwerte auf übersichtliche Weise.

Mit OutSmart Objekt Verwaltung verwalten Sie alle Objekte Ihrer Kunden. Darüber hinaus können Sie Ihren Außendienst genau auf die zu wartenden Objekte abstimmen.
In der App kann der Außendienst die gesamte Historie eines Objekts auf einen Blick sehen. Damit ist die digitale Werkzeugkiste komplett.

• Erstellen Sie alle Ihre Objekte oder importieren Sie sie aus Excel.
• In einer Baumstruktur können auch Objektteile hinzugefügt werden.
• Historie aller Dienstbefehle pro Objekt, auf die sowohl von der App als auch vom Webportal aus zugegriffen werden kann.
• auch für den Kunden transparent im Kundenportal
• verfügbar ab PRO-Plan

Stundenerfassung für Subunternehmer

Verwaltung auch aller indirekten Stunden des Personals

Mit OutSmart Zeiterfassung können Sie Ihre indirekten Stunden ganz einfach über die App erfassen.
Der Manager behält den Überblick über das Webkonto und kann die Stunden genehmigen oder ablehnen.

• Stunden indirekt aus der App buchen
• Manager verwaltet alle gebuchten Stunden
• verfügbar aus dem TEAM-Plan

Kunden Portal

Bietet ein Online-Portal mit Ihrem Logo als professionellen Service für Ihre Kunden.
Das OutSmart Kundenportal ist in Ihrem Unternehmensstil anpassbar. Geben Sie Ihren Kunden jederzeit und überall Einblick in die Serviceeinsätze oder lassen Sie sie ihre eigenen Bestellanforderungen stellen.

• Angebot pro Kunde
• Ihre Unternehmensdarstellung zu ändern
• Alle Arbeitsaufträge des Kunden anzeigen
• Alle (ausstehenden) Rechnungen anzeigen (in Kombination mit dem Link Exact Online)
• verfügbar ab PRO-Plan