Neu in UNICONTA

Die Leistungsmerkmale von Uniconta wurden wieder deutlich erhöht. Nach wie vor gilt: Mach‘ die Anpassungen die du brauchst und bleib‘ trotzdem updatefähig

Anlagenbuchhaltung freigegeben

Nach der Anlagenverwaltung wurde nun auch das Modul Anlagenbuchhaltung freigegeben. Die Verwendung muss zunächst in “Unternehmen / Einrichtung / Module konfigurieren / Module” aktiviert werden.

Alphanumerische Rechnungsnummern bei Lieferanten

Beim Erfassen von Lieferanteneingangsrechnungen können nun auch die originale Rechnungsnummer alphanumerisch erfasst werden. Um – wie gewohnt – die Kompatibilität zu erhalten, ist dies ein neues Feld neben dem bestehenden Feld Rechnungsnummer.

Bankabstimmung berücksichtigt Journalzeilen

Im Modul Bankabstimmung können nun auch Journalzeilen mit angezeigt werden. Ist die Journalnummer „0“, so bedeutet dies, dass die Zeilen noch nicht verbucht wurden. Dies ist eine konsequente Weiterentwicklung der „Simulation“, wie sie an vielen Stellen in der Uniconta Finanzbuchhaltung verfügbar ist.

DATEV-Schnittstelle

Die DATEV-Schnittstelle ist von Version 5.0 auf Version 7.0 der DATEV-Programme aktualisiert. Damit wird der Austausch der in 7.0 zusätzlich verfügbaren Felder wie “Fälligkeit in Tagen”, “Skonto in Prozent”, “IBAN-Nr.” und “SWIFT-Code” unterstützt. Die Rechnungsnummer liegt nun in Belegfeld 1. Falls vorhanden steht in Belegfeld 2 das Fälligkeitsdatum.

Planungsfunktion im Projekt

Für Projekte steht eine neue Planungsfunktion zur Verfügung. Damit lassen sich neue Zeit- und Budgetpläne über Projekte, Projektarten, Gehaltsarten und Mitarbeiter erstellen.

Über eine Pivot-Tabellen-Ansicht lassen sich einfach Auflistungen und Vergleiche der realisierten Buchungen zu Budgets durchführen.

Budgets können nun leicht kopiert, oder auf andere Mitarbeiter übertragen werden. Dabei werden einfach Buchungen ergänzt, editiert oder verschoben.

Neue Planungsbudgets können auch durch Kopieren von Vorjahreswerten erstellt werden.

Hat sich der Stundensatz von Mitarbeitern während der Neuplanung geändert, so können diese Budgets mit einer neuen Funktion schnell und einfach aktualisiert werden.

Physische Belege (Posteingang)

Ein neues Icon in der oberen Menüzeile von Uniconta erlaubt nun per einfachem Drag&Drop Dokumente und Mails in den Posteingang zu laden.

Weiter lassen sich nun beliebig viele personalisierte Posteingangsordner erstellen. Wiederum per simplen Drag&Drop werden bei Bedarf Dokumente vom allgemeinen Posteingang in die personifizierten Ordner verschoben.

Die Funktion Posteingang dient in Uniconta nicht nur dazu, Belege für die Buchhaltung zur Buchungen zu sammeln und ggf. Vorzukontieren. Alle Arten von Dokumenten oder Mails können hier gesammelt und mit der Funktion “Anhänge kopieren/verschieben” an Kunden, Angebote, Aufträge, Lieferanten oder Bestellungen angehängt werden. Diese Liste wurde nun um Kontenplan und Projekte ergänzt.

Belege an Kunden per E-Mail versenden

Bislang gibt es ein Feld „E-Mail für Rechnung“ auf der Kundenkarte, um Uniconta mitzuteilen ob Belege, wie beispielsweise Auftragsbestätigungen oder Rechnungen, an Kunden per E-Mail verschickt werden sollen. Dabei können in den Kontakten eines Kunden mehrere Empfänger für verschiedene Belegarten eingetragen werden. Nun gibt es ein neues Feld „E-Mail senden“ welches die Versendung von Belegen an Kunden per E-Mail steuert.

SMTP Einrichtung

Um Dokumente und Belege automatisiert im Hintergrund und personalisiert zu verschicken, können in Uniconta verschiedene Dokumenten-Nachrichten angelegt werden.

Neu ist nun, dass eigene SMTP-Server an zentraler Stelle und nicht pro Dokumenten-Nachricht einzeln eingerichtet werden können.

Diese geschieht unter „Unternehmen / Einrichtung / E-Mail-Einstellungen“.

Zudem steht eine neue API „Uniconta.API.System.EmailAPI” zur Verfügung. Damit können von anderen Anwendungen E-Mails mit Anhängen über den Uniconta-Server versendet werden.

Genehmigungs-Mails vom eigenen Server versenden

Seit der letzten Version von Uniconta können Eingangsrechnungen im Posteingang per Mail an Personen verschickt werden, um von diesen eine Freigabe zur Bezahlung, Ablehnung oder Abwarten zu erhalten. Diese erhalten dazu Schaltflächen in der Mail. Eine Anmeldung an Uniconta ist hierfür nicht notwendig.

Diese Mails wurden bislang vom Uniconta-Server verschickt. Mit der oben beschriebenen SMTP-Einrichtung können nun auch eigene SMTP-Server für den Versand dieser Genehmigungs-Mails verwendet werden. Dies verhindert zudem die Gefahr, dass diese Mails als SPAM gekennzeichnet werden.

Verwenden von Outlook um E-Mails zu senden

Uniconta erlaubt an vielen Stellen E-Mails zu versenden. Nun kann man einstellen, dass grundsätzlich alle E-Mails vom eigenen Outlook-Client verschickt werden sollen. Dies wird ebenfalls zunächst in den E-Mail-Einstellungen eingerichtet.

Die somit von Outlook erstellten E-Mails werden von Uniconta mit dem Empfänger, Betreff, Anhang und Bodytext vorbelegt.

Gewicht, Volumen und Kartons in Aufträgen

Für Aufträge und Bestellungen werden nun die Inhalte der Felder Gewicht, Kartons und Volumen der Artikelkarte, jeweils mit der Menge multipliziert, in die Zeilen übernommen.

Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, muss in „Unternehmen / Einrichtung / Voreinstellungen“ das Feld „Größen einrichten“ aktiviert werden. Ansonsten werden diese Felder nicht angezeigt.

Verbesserungen für die Inventur

Eine Zählliste kann nun einfach erstellt werden, in dem man die zu zählenden Artikel in eine Excel-Datei exportiert. Dann werden in Excel die gezählten Mengen eingetragen und das Ganze wieder in Uniconta importiert. Beim Import berechnet Uniconta die Differenzen, die später in ein Journal zur Verbuchung übertragen werden. Dabei berücksichtigt Uniconta ebenfalls Differenzen, die während des Inventurvorgangs durch Verkäufe oder Einkäufe entstanden sind.

Artikel können nun auch über ihre EAN in der Zählliste gefunden werden.

Varianten: ebenfalls der Übersichtlichkeit halber muss zunächst in „Unternehmen / Einrichtung / Voreinstellungen“ das Feld „Inventurliste: Varianten laden“ aktiviert werden, um diese auf der Zählliste anzuzeigen. Dabei werden Zählzeilen für alle Varianten angelegt, nicht nur für diejenigen mit Bestand.

Genehmigen von Aufträgen und Bestellungen

In „Unternehmen / Einrichtung / Voreinstellungen“ wird über die Felder „Aufträge genehmigen“ und „Bestellungen genehmigen“ festgelegt, ob zur Buchung der Rechnung vorab eine Genehmigung erforderlich ist. In diesem Fall wird Datum, Uhrzeit und Mitarbeiternummer eingetragen.

Erleichterung bei der Datenbearbeitung

Uniconta-Anwender schätzen die Funktion „Alle bearbeiten“ in der Übersicht von Stammdaten wie Kontenplan, Kunden, Artikel, usw. Editierbare Felder können dann so einfach wie in einer Excel-Zelle bearbeitet werden. Einige Hilfsfunktionen, wie zum Beispiel mit F5 Inhalte von oben nach unten zu kopieren, oder eine ganze Tabelle mit Copy&Paste nach Excel zur Bearbeitung und wieder zurück zu übertragen, sind bereits vorhanden.

Neu ist nun, dass in der Spaltenüberschrift mit der rechten Maustaste eine Funktion „Neuer Feldwert“ aufgerufen werden kann. Damit kann ein Wert, fest oder über ein Skript berechnet, in die aktuelle Spalte eingetragen werden.

Soll z.B. in einem Journal das Buchungsdatum für alle Zeilen auf ein anderes Datum umgestellt werden, so lässt sich das damit einfach und sicher bewerkstelligen.

Datenbearbeitung in Rechnungen

Auch Rechnungen („Kunde / Berichte / Rechnungen“ und „Lieferant / Berichte / Rechnungen“) können nun bearbeitet werden. Selbstverständlich nur Felder, die die Finanzbuchhaltung nicht tangieren und nicht GoBD-relevant sind!

Buchungen anzeigen in Finanzauswertungen

In der Ansicht einer erstellten Finanzauswertung können nun mittels eines Doppelklicks auf einen Wert alle Buchungen angezeigt werden, die zur Ermittlung dieses Wertes geführt haben.

WIP in Projekten

Pro Projektgruppe kann nun angegeben werden, ob WIP-Werte automatisch ermittelt und gebucht werden sollen.

Jederzeit kann dies aber auch manuell über die Funktion „Projekt / Journale / Projekt WIP buchen“ gemacht werden. Dabei wird zunächst entweder „WIP hinzufügen“ oder „WIP entfernen“ angegeben.

„Projekt / Berichte / In Arbeit befindliche Aufträge“: ein Doppelklick auf einer Zeile zeigt alle Projektbuchungen dazu an.

Löschen einer Dimension

Mittels Dimensionen können in Uniconta zum Beispiel Kostenstellen und Kostenträger angelegt werden. 5 Dimensionen gibt es hierfür. Jede kann beliebig viele Auswahlwerte erhalten. Im Kontenplan der Finanzbuchhaltung kann man angeben, welches Konto zwingend nur mit Angabe, beispielsweise einer Kostenstelle, bebucht werden darf, oder auch eine Angabe einer Kostenstelle nicht zulässig ist.

Schon immer hat Uniconta die Möglichkeit geboten, 2 Dimensionen zu einer zusammenzuführen.

Nun ist es auch möglich eine Dimension, die nicht mehr benötigt wird, zu löschen. Damit wird dieselbe Funktion in „Finanzbuchhaltung / Einrichtung / Dimensionen / 2 Dimensionen zusammenführen“ verwendet. Dabei wird die zu löschende Dimensionen mit einer „leeren“ zweiten Dimension verbunden und somit effektiv gelöscht.

„Menge“ in der Finanzbuchhaltung

Seit einigen Versionen bietet Uniconta auch für Sachkontobuchungen ein Feld „Menge“ zur erweiterten Dokumentation.

Die Funktion „Erstellung von Eröffnungsbuchungen“ in „Finanzbuchhaltung / Einrichtung / Geschäftsjahr“ berechnet nun auch Saldenvorträge für das Feld „Menge“.

Weitere neue Funktionen

• Projektnummern sind nun bis zu 40 Zeichen lang
• Fahrtkosten können jetzt bei abrechnungsfähigen Projekten erfasst werden
• Projektbudgets haben nun auch Budgetgruppen
• Stücklisten können jetzt auch Anhänge (Notizen oder Dokumente) haben
• Existieren für Angebote, Aufträge, Bestellungen oder Produktionsaufträge Anhänge, so wird dies in der Übersicht durch ein Symbol kenntlich gemacht
• Eigene Wechselkurse haben jetzt 10 Dezimalstellen („Unternehmen / Einrichtung / Währung / Eigene Wechselkurse“)
• Zur Vorbereitung der Fertigmeldung von Produktionsaufträgen kann nun zusätzlich zu einer Chargennummer auch ein Ablaufdatum angegeben werden
• Das Öffnen und Schließen der Anzeige von Physischen Belegen kann schnell und einfach mit F7 durchgeführt werden
• Uniconta nutzt die aktuelle Version 19.2.6 von DevExpress